W Tym Artykule:

Internal Revenue Service pozwala pracodawcom na zwrot kosztów poniesionych przez pracowników na wykonywanie pracy. Zgodnie z planem, te zwroty kosztów są wolne od podatku dla pracownika. Jeśli jest to plan bezstronny, płatności są traktowane jako płace. Jeśli zwroty są dokonywane za pośrednictwem listy płac, oznacza to, że są częścią nieprzyjętego planu, a pracownik płaci podatki od zwrotów.

Stacja benzynowa

Człowiek w garniturze pompowania gazu

Koszty działalności pracownika

Jako przedstawiciele firmy, pracownicy zazwyczaj ponoszą koszty biznesowe podczas pracy. Kierowanie się do klienta, odebranie części materiałów biurowych lub zabranie klienta na lunch to wszystkie wydatki biznesowe, które mogą zostać zwrócone przez pracodawcę. Aby dokumentować i uzasadniać wydatki, pracownicy powinni zapisywać kopie pokwitowań podczas dokonywania zakupów biznesowych. IRS pozwala pracodawcom zwracać pracownikom milę za podróż samochodem, więc pracownicy mogą prowadzić szczegółowy dziennik podróży służbowych zamiast oszczędzać wpływy z gazu.

Plany rozliczalne i nieopłacalne

Kiedy pracodawcy zwracają pracownikom koszty pracy, robią to na podstawie planu rozliczeniowego lub planu bez zobowiązań. Planem odpowiedzialnym jest taki, w którym pracownik zapewnia terminową dokumentację wydatków i zwraca wszelkie nadwyżki zwrotów. Pracodawca weryfikuje koszt połączenia biznesowego i zachowuje kopię dokumentacji. Zgodnie z planem rozliczeniowym zwrot kosztów nie jest przychodem. Zamiast tego jest to bezzwrotny zwrot kosztów dla pracownika.

Wydawanie czeków w ramach planu rozliczeniowego

Jeśli masz plan odpowiedzialny, zwrot kosztów nie powinien być przetwarzany przez listę płac. Zamiast tego poproś pracowników o okresowe gromadzenie dokumentacji wydatków, a następnie wystawienie czeku na zwrot kosztów. Płatności te należy rejestrować jako wydatki spółki. Na przykład, jeśli obciążysz pracownika czekiem zwrotu kosztów za 50 USD, to 50 USD powinno zostać zarejestrowane jako wydatek na przebieg. Twoja firma będzie mogła zapisać te wydatki na swoim zeznaniu podatkowym, zachowując kopie formularzy i rachunków, aby uzasadnić wydatek.

Przetwarzanie listy płac dla planów niezwiązanych z rozliczaniem

Jeśli pracodawca nie postępuje zgodnie z zasadami planu rozliczeniowego, działa w ramach planu bez zobowiązań. Czasami pracodawca celowo wdraża plan niezwiązany z abonamentem, aby zminimalizować zapamiętywanie. Na przykład, firma może zdecydować o przyznaniu pracownikom 500 USD za każdy, aby pokryć koszty żywności i przebiegu na roczne szkolenie biznesowe i nie wymagać pokwitowania. W takim przypadku zwroty wydatków są w rzeczywistości uznawane za płace, a pracownicy płacą od nich podatki.

Ponieważ są one uważane za płace, zwrot kosztów w ramach planu niezwiązanego z opłatą należy przetwarzać za pomocą listy płac. W ten sposób pracodawca może wstrzymać podatki federalne, stanowe i płacowe. Pod koniec roku zwrot kosztów zostanie zgłoszony jako wynagrodzenie w formularzu pracownika W-2.


Wideo: Rewizor GT - księgowanie faktury zakupu towarów