W Tym Artykule:

W związku z relacją pracownika z pracodawcą może być wymagane przeklasyfikowanie statusu podatkowego. Często firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy. Jeśli związek staje się regularny i trwa, firma może potrzebować przekształcić pracownika z niezależnego kontrahenta w pracownika opłacanego. Nieprawidłowa klasyfikacja pracownika jako pracownika i zapłacenie wymaganego podatku od wynagrodzeń może narazić firmę na kary. Kiedy dochodzi do konwersji, zarówno pracodawca, jak i pracownik mają określone obowiązki.

Jak przekonwertować 1099 na W2: może

Firmy stosują standardowe formularze podatkowe, aby spełnić wymagania dotyczące raportowania.

Krok

Przejrzyj wytyczne Internal Revenue Service dotyczące tego, kiedy pracownik powinien być traktowany jako pracownik, a nie jako niezależny kontrahent (patrz zasób 1). Zidentyfikuj wszystkich wykonawców, którzy pracowali dla ciebie, którzy otrzymają 1099 na koniec roku podatkowego i muszą zostać przekonwertowani na W-2 według tych samych wytycznych.

Krok

Powiadom zleceniobiorcę na piśmie o natychmiastowej potrzebie przekonwertowania go na pracownika oraz o tym, jakie dane identyfikacyjne są potrzebne, aby wprowadzić tę zmianę. Dokumentuj datę i godzinę, w której te zapisy zostały utworzone w pliku pracownika. Użyj certyfikowanego pokwitowania z wystarczającą opłatą pocztową, jeśli wyślesz powiadomienie za pośrednictwem poczty powierzchniowej. Zachowaj potwierdzenie w usłudze pocztowej Stanów Zjednoczonych w aktach jako legalny "dowód wysyłki".

Krok

Skonfiguruj nowy plik pracownika w bazie danych pracowników i systemie rejestracji. Sklasyfikuj wykonawcę, który jest konwertowany jako wynagrodzenie, zwolniony z wynagrodzeń lub nielimitowany co godzinę, w zależności od pracy i poziomu odpowiedzialności pracownika. Skorzystaj z komputera i dostępu do Internetu, aby zapoznać się z wytycznymi amerykańskiego Departamentu Pracy w oparciu o Ustawę o sprawiedliwych normach pracy (patrz zasób 2).

Krok

Stwórz harmonogram wynagrodzeń proporcjonalny do rodzaju regularnej klasyfikacji pracowników, której będzie wykonawca. Stworzenie czynników wyzwalających nadgodziny po 40 godzinach pracy w tygodniu, jeśli nowy pracownik ma być godzinowym pracownikiem.

Krok

Wymagaj od nowego pracownika wypełnienia formularza W-4, który umożliwia obliczenie indywidualnych informacji i zwolnień podatkowych przy ustalaniu podatków potrącanych u źródła. Wprowadź nowego pracownika do swojej bazy danych pracowników i systemu kontroli czasu w razie potrzeby.

Krok

Wygeneruj wypełniony formularz W-2 dla nowego pracownika przed 31 stycznia dla poprzedniego roku podatkowego raportującego płace, pobrane podatki i inne informacje wymagane w formularzu. Wyślij cztery kopie do pracownika w związku z różnymi wymogami podatkowymi. Zachowaj jedną kopię dla swoich własnych zapisów biznesowych i wyślij jedną kopię do Urzędu Skarbowego oraz państwowych lub miejskich organów podatkowych, jeśli dotyczy.


Wideo: formswift flowchart tutorial